帳簿書類の保存期間、保存方法

コラム

1.概要

法人は、帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類を、その事業年度の確定申告書類の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。また、取引情報の授受を電子取引にした場合も、原則としてその電子データをその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。

ただし、2018年4月1日以降に開始される欠損金の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。

2.保存を必要とする帳簿書類

(1)帳簿

総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳等

(2)書類

棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書等

3.帳簿書類の保存方法

帳簿書類の保存方法は紙による保存が原則ですが、保存期間の6年目以降の帳簿書類についてはマイクロフィルムによる保存ができます。また最初の段階から一貫して電子データで作成する帳簿書類については、紙の保存によらず、サーバ、DVD、CD等電子データのまま保存することができます。(注)

保存すべき書類のうち、棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類については、紙による保存に限らずスキャナ保存を行うことができます。ただし、帳簿についてはスキャナ保存は不可となります。(注)

(注)最初の段階から一貫して電子データで作成する帳簿書類、電子データ、スキャナで保存を行う場合には、あらかじめ所轄の税務署長に対して保存を開始する3月前の日までに申請書を提出し承認を受ける必要があります。

 

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